Les 10 commandements pour faire un cahier des charges E-commerce

Découvrez nos 10 commandements pour faire un cahier des charges E-commerce capable de vous aiguiller dans votre projet.

Quels que soient la taille et l'objet d'un site E-commerce, sa création ou sa refonte nécessitent à un moment ou un autre de rédiger un cahier des charges fonctionnel à destination des prestataires qui interviendront dessus. Or loin d'être anecdotique, ce document peut conditionner rien de moins que la réussite du site marchand. Voici donc les dix commandements que nos spécialistes ont notés pour rédiger un cahier des charges.

1. Se souvenir des fondamentaux

Il est possible que vous vous êtes déjà demandé comment tenir un cahier des charges. Tout d'abord, il faut savoir que cahier des charges est un document contractuel que les prestataires vont s'engager à respecter. Il doit donc être exhaustif, précis et compréhensible par tous. Il doit également correspondre parfaitement à votre projet, c'est-à-dire qu'il est personnalisé et ne peut être un simple copié/collé d'un cahier des charges déjà établi pour un autre site ! Il doit définir les besoins. Dans le même temps, certains aspects sont absolument incontournables, comme ceux qui suivent.

2. Situer votre projet dans son contexte

Pour que chaque prestataire s'y retrouve mais également pour que le porteur du projet puisse le présenter, dans son ensemble, il est indispensable de débuter un cahier des charges par une remise dans le contexte du futur site. Situation et organisation de l'entreprise, état du projet, enjeux, y figureront en bonne place, même si ce n'est qu'en quelques lignes.

Dans le cas d'une refonte d'un site existant, une présentation de son état actuel, de ses atouts et de ses erreurs se révélera incontournable. Si ces informations peuvent sembler évidentes au créateur de l'E-commerce, elles sont nécessaires aux nouveaux intervenants pour bien saisir tous les aspects, les objectifs et les enjeux du projet. Pour obtenir ces informations, il faut réaliser des audits.

3. Définir le périmètre d'intervention de chacun

En résumé, qui fait quoi ? Dans cette partie, devront être mises noir sur blanc les attributions et les responsabilités de chacun. Cette définition des rôles et des intervenants permettra de lever toute ambiguïté et de prévenir d'éventuels manques ou tensions.

La rédaction de cette partie permettra également de pointer de possibles oublis ou tuilages de responsabilité qui pourraient se révéler problématiques dans la gestion quotidienne du site de E-commerce. Par exemple, à qui se référeront les développeur et les créateurs artistiques ? Y a-t-il un chef de projet ?

4. Définir les moyens

Bien sûr, le cahier des charges est implicitement lié à un budget. Cela dit, cela ne signifie pas qu'il faille évacuer toutes les données liées aux moyens de ce document ! Il s'agira ainsi de notifier les moyens financiers destinés à chacun des prestataires mais également les moyens humains, techniques, logistiques voire juridiques qui seront dédiés au projet. Par exemple, un prestataire devra mettre à disposition du site un technicien à plein temps pendant la phase de lancement du site ou encore tels outils seront mis à disposition des collaborateurs du site.

De même, les moyens dédiés aux questions de maintenance (TMA) et de SEO devront être abordées. Il arrive que ces points soient englobés dans une prestation globale et se révèlent au final décevants, pratiquement et financièrement. Mieux vaut éviter d'en arriver là !

5. Planifier... raisonnablement

Le porteur du projet du site marchand reste évidemment celui qui détermine son agenda et fixe ses objectifs en termes d'enjeux, comme de moyens et de délais. Cependant, il serait contre productif de ne pas tenir compte des besoins en temps de chaque prestataire. Il n'y a qu'en fixant clairement les délais que vous pourrez exiger la réception de chaque phase du projet en temps et en heure. Cette étape du cahier des charges est d'autant plus indispensable lorsque plusieurs prestataires interviennent sur le site et que leur travail dépend de l'achèvement d'une phase précédente. La coordination de chaque intervenant en termes de temps reste ainsi un élément clef de la réussite du projet.

Cela dit, il est inutile d'être trop exigeant. Tenir compte des contraintes de ses prestataires est le meilleur moyen d'éviter des tensions et des "crises". Évaluer les besoins de chacun et leur laisser le temps indispensable pour bien faire leur travail tient du bon sens.

Enfin, se laisser une marge de manœuvre pour les imprévus, les tests, les erreurs à rectifier, se révèle toujours payant !

6. Définir précisément le visuel et l'ergonomie du site

Comme nous l'avons vu, il est indispensable de définir les besoins. A quoi voulez-vous que votre site ressemble et comment doit-il fonctionner ? Vous n'êtes pas vous-même créatif mais vous avez clairement votre mot à dire sur les enjeux marketing de votre identité visuelle. Il est donc indispensable de mettre en forme cet aspect pour qu'il soit exploitable à la fois par les créatifs, les développeurs, les marketeurs et les équipes de SEO.

De la même façon, la navigation à l'intérieur de votre site E-commerce doit être détaillée dans le cahier des charges : définition des écrans (Responsive Web Design), modalité d'affichage des différentes informations, intégration du référencement... Plus le cahier des charges sera précis, plus vous aurez de chance que le résultat corresponde exactement à vos attentes. Par ailleurs, savez-vous quelle solution E-commerce choisir ?

7. Adapter à chaque cas, être spécifique

Quel que soit le moment auquel vous rédigez votre cahier des charges, il doit se plier très exactement à votre projet. Hors de question de télécharger un modèle tout fait trouvé sur un site internet qui se révélerait erroné, incomplet, peu compréhensible pour vos prestataires. Il faut donc être le plus spécifique possible et ce, sur les aspects techniques comme logistiques et esthétiques. Le choix du système d'information, le niveau de sécurité de vos flux, mais aussi vos préférences en matière de tunnel de conversion ou de plateforme de paiement sont autant d'éléments à préciser sous peine de vous voir imposer des solutions clef en main par vos prestataires.

Si les prestataires n'ont pas encore été choisis, n'hésitez pas à décrire chaque tâche de façon indépendante. Les différents prestataires pourront ainsi précisément chiffrer leur intervention, en temps comme en argent, et vous pourrez affiner votre sélection lot par lot, si cela s'avère plus intéressant pour vous.

8. Être compréhensible par tous

La création ou la refonte d'un site marchand requiert l'intervention de professionnels venus d'horizons très différents. Chaque métier a tendance à parler sa propre langue et à avoir sa façon d'aborder les choses. Afin que chacun amène le meilleur à votre projet, il est indispensable de rédiger le cahier des charges de façon à ce qu'il soit lisible par tous. Si les parties techniques doivent être suffisamment précises, elles ne doivent pas masquer les autres enjeux et les autres engagements, visuel, référencement, marketing, ergonomie, etc. Que le document soit entre les mains du développeur ou du rédacteur SEO, il doit apporter à chacun les éléments qui lui sont indispensables, dans un langage universel !

9. S'engager et formaliser

Si le cahier des charges vous apparaît essentiellement comme un document de travail, il ne faut pas oublier qu'il est avant tout un élément contractuel. Un certain nombre de clauses légales, juridiques, doivent donc y figurer, ne serait-ce que pour vous protéger. La propriété intellectuelle des éléments du site est un exemple des éléments à notifier. Le respect des délais et les éventuelles pénalités de retard en sont un autre. L'idéal reste bien sûr qu'une équipe juridique spécialisée relise le projet de cahier des charges et souligne les points à notifier. Le but demeure à la fois de vous protéger mais également de définir clairement, pour le bien de tous, le cadre de vos relations avec les différents prestataires.

10. Prévoir les contrôles et retours

Enfin, dernier point même s'il n'est pas le moins important, n'hésitez pas à formaliser les relations avec vos prestataires et vos échanges. Par exemple, s'il vous semble évident que la maintenance du site vous fasse des points réguliers sur les problèmes rencontrés, mieux vaut tout de même fixer auparavant avec eux le rythme de ces retours et les possibilités de contrôle.

De même, vous pouvez exiger l'organisation de réunions régulières avec toutes les parties prenantes pour évaluer l'avancement des travaux. Vous pouvez également demander un droit de contrôle pour vous assurer des progrès du projet. Ce mode de fonctionnement peut paraître rigide à la base mais vous assurera un cadre solide de contrôle et de gestion par la suite.

Voilà comment tenir un cahier des charges selon nos 10 commandements ! Se lancer dans la création ou la refonte de site marchand est un projet de longue haleine. La rédaction du cahier des charges, si elle peut paraître fastidieuse et chronophage, reste fondamentale et pourra déterminer toute la mécanique qui donnera naissance à votre site. C'est pourquoi il serait dommage de la négliger. Si vous estimez ne pas pouvoir rédiger un cahier des charges fonctionnel en interne, il existe des sites et des agences qui se chargent de la rédaction de votre cahier des charges. Cependant, au final, vous devez obligatoirement garder la main sur ce document qui vous engagera vous et vos prestataires !