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Pourquoi choisir Drupal 8 pour son projet d'Intranet ? Parce qu'il s'agit d'une solution qui peut s'adapter à vos besoins dans de multiples contextes.

Il existe de nombreuses solutions pour créer ou refondre votre Intranet. Nous en avons déjà abordé quelques unes sur ce blog, et nous vous invitons à les redécouvrir. 


Parmi toutes ces solutions, nous allons en étudier une plus en détail : Drupal 8. D'une part parce qu'elle vient de faire l'objet d'une évolution majeure (version 8), qui la fait passer du statut de CMS (Content Management System) à celui de CMF (Content Management Framework). D'autre part parce qu'il s'agit d'une solution qui peut s'adapter à de multiples contextes et besoins. Reste toutefois à circonscrire précisément ses domaines d'application et de prédilection. C'est ce que nous nous proposons de faire ici.

Une multiplicité de contextes et de typologies ?

Rappelons d'entrée ce principe important : il n'existe pas un Intranet, mais des Intranets. 

Il s'agit par essence d'une solution qui doit être adaptée à votre contexte et à vos usages. Voici donc plusieurs champs d'application dans lesquels on peut évaluer Drupal pour une solution Intranet.

Communication

communicationC'est un usage classique de l'intranet. Il regroupe la gestion des documents, la gestion des évènements, revus de presse actualités, FAQ, Annuaire, Newsletter...

Drupal peut parfaitement répondre à l’ensemble des besoins de ce type d'intranet. Il gérera la création de types de contenus (évènements, revue de presse, actualités, FAQ…. La gestion de l’annuaire peut consister en une récupération des informations du LDAP de l’entreprise.  Des solutions locales (simplenews) ou tierce (Mailchimp, MailJet ou Sendinblue) peuvent être utilisées pour la partie Newsletter.

Organisation

C’est un intranet un peu plus évolué qui comprend notamment Gestion des contacts, e-learning, gestion commerciale, gestion des projets / des processus, Méthodologie d’entreprise, cartographie des compétences...

Drupal peut répondre partiellement à ce type d’intranet en fonction du niveau organisationnel que vous souhaitez mettre en place. Il serait alors judicieux de lui confier la partie « contenus » ainsi qu’un rôle de middle office.  Cela permet de faire le lien vers d’autres plateformes plus spécifiques, qui touchent à des besoins métiers.

Administration

Ce type d'Intranet est orienté vers la gestion des notes de services, procédures, trombinoscope, gestion d’alertes / notifications, gestion des salles, du matériel, des notes de frais, demande de congés, gestion des CV, des candidatures …

Drupal peut répondre partiellement à ce type d’intranet, suivant le niveau de détails attendu. Les fonctionnalités telles que le trombinoscope, la gestion des alertes contenus, la gestion du CV ou encore la mise en place de formulaires de demandes (notamment pour les congés) peuvent facilement être implémentées. Il en va de même pour les procédures que nous pouvons découper en étapes. La gestion des salles et du matériel est possible mais se résume plus à un développement custom.

Réseau social d’entreprise

social_mediaIl s'agit ici d'un Intranet qui permet de mettre en place une approche non structurelle, facilitant le travail entre vos différents collaborateurs en dehors de toute considération hiérarchique. Ces espaces ne se limitent pas uniquement à du partage de document mais valorisent aussi des expériences et des expertises dépassant le cadre d’un service spécifique. On y trouve des fonctionnalités comme le partage des connaissances, agendas partagés, forums, espaces collaboratifs, messagerie privée, chatroom, webex...

Drupal peut très bien répondre à ce type de demande soit par la mise en place de plusieurs modules, soit par la mise en place d’une distribution spécifique. On citera par exemple Drupal Commons pour les utilisateurs de Drupal 7, ou encore Open Social pour Drupal 8, plus récent, perfectible mais déjà très complet.

Il existe une 3e voie : celle de construire l’intranet à partir d’un noyau Drupal 8 et de n’installer que les fonctionnalités qui vous concernent.

Quels modules installer ?

Si vous souhaitez vous lancer dans un projet Drupal 8 pour votre Intranet, n’hésitez pas à nous contacter pour nous présenter votre projet de création ou de refonte. Mais voici d'ores et déjà quelques pistes d'extensions/modules qui pourront répondre à vos principaux besoins.

diversité

Certains sont natifs, et s'avèrent tout à fait recommandables et efficaces. C'est le cas de "Field", qui gère les types de contenus, ou de "Poll", qui permet de réaliser des sondages simples. Dans cette catégorie encore, "scheduler" gère la publication des contenus et leur calendrier, et "workbench" ou "media" restent pertinents chacun dans leurs rôles respectifs (workflow de validation et gestion des contenus).

D'autres modules peuvent être adjoints pour plus d'efficacité. C'est le cas de "group", qui permettra de cibler la diffusion de contenus, ou de "Taxonomy", "LDAP" et  "SSO" qui comme leurs noms l'indiquent apportent ces fonctionnalités respectives. Enfin, il est conseillé de remplacer la recherche Interne par une solution telle qu'ElasticSearch ou SolR, que nous décrivions dans un article récent.

Qu'en conclure ? 

Drupal peut tout à fait répondre à de nombreux projets de site intranet.  Il sera d'autant plus efficace que vous ferez appel à des experts pour le mettre en œuvre ou vous épauler.

Attention toutefois :  il n’a pas vocation à remplacer certaines solutions tierces telles que la gestion de payes, la gestion des congés, le suivi de projets… qui répondent clairement à des problématiques métiers.

Il s'agit bien ici de lui donner un rôle d'Intranet pertinent, et l'on s’attachera plutôt à créer, le cas échéant, des ponts vers des applications tierces.  

Publié par Adimeo

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