Votre projet web prend forme, vous allez confier son développement à une agence qui va s’appuyer sur une description précise pour le faire : le cahier des charges. A-t-elle une chance de réussir avec ce que vous avez prévu de lui donner ? Sans doute… mais pas sûr !

Le problème le plus fréquent que l’on rencontre pour la réalisation d’un projet web se révèle dans les carences du cahier des charges. Parfois (mais rarement aujourd’hui), celui-ci n’existe même pas en tant que tel.

Faites un cahier des charges, aussi complet que possible, c’est indispensable pour l’agence ET pour vous.

 

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Souvent, le cahier des charges rédigé par l’entreprise, le maître d’ouvrage (MOA) ; est un ensemble d’éléments juxtaposés qui donnent des indications sur le projet, mais ne le définissent pas. Par exemple, on peut trouver les informations suivantes : une enquête utilisateurs à propos de l’existant, la base de données actuelle, la romance marketing de l’entreprise ou du service à supporter, une approche de la future arborescence, la liste des services connectés, celle des fonctionnalités attendues, la solution technique imposée ou simplement envisagée, etc.

Tous ces éléments ont une utilité dans la démarche et loin de nous l’idée de les écarter. En revanche, jetés tels quels, ils manquent cruellement de cohésion et l’agence, extérieure à la problématique, aura bien du mal à percevoir la dimension et les composantes du projet. L’entreprise elle-même sera bien en peine de valider la compréhension du projet par l’agence en vue de son développement. Pire, les équipes internes ne trouveront sans doute pas les réponses à leurs questions dans le résultat. Ne serait-ce que pour ces raisons, même en cas de réalisation en interne par le département informatique, le cahier des charges s’impose. Ne lui reprochez pas de vous le demander. Pour vous aider, n’hésitez pas à vous inspirer du modèle de cahier des charges téléchargeable dans notre kit de modèles de document de gestion projet digitale.

La participation des équipes à la réalisation du cahier des charges se justifie pour garantir la justesse de son contenu et pour favoriser l’adhésion au projet.

Ainsi, au-delà de compromettre les chances de réussite de l’agence dans la réalisation, l’appropriation même du projet par les équipes peut être gênée. Comme souvent, la méthode peut nous aider à éviter ces écueils. Et il faut commencer par le commencement : quel est le problème que nous souhaitons résoudre ? La problématique, autrement dit le pourquoi, doit être parfaitement claire pour tous.   

Dans certains cas, la définition de la problématique peut être suffisante. Dans ce cas, l’agence aura pour mission préalable de présenter une recommandation de solution avant de la réaliser. Ce travail relève pourtant du maitre d’ouvrage. Comme ce n’est pas toujours son métier, il peut se faire assister par un spécialiste : l’assistant à maîtrise d’ouvrage (AMOA). Mais que ce soit l’entreprise, son assistance ou l’agence, la création du cahier des charges reste à faire. La démarche est d’autant plus sensible que, lorsque le projet est confié à une agence, le cahier des charges devient une pièce contractuelle à laquelle on se reportera immanquablement en cas de désaccord.

La base du cahier des charges est constituée des objectifs du projet, et non pas de la solution pour les atteindre.

La première étape dans la constitution d’un cahier des charges est de préciser les objectifs, stratégiques et fonctionnels, du projet. En les exprimant clairement, il sera facile de s’y reporter lorsque des arbitrages seront nécessaires. Une question comme : « Est-ce que cette fonctionnalité – fort chère – est nécessaire à la réussite du projet ? », ou encore : « A-t-on l’information, le contenu, nécessaire pour mettre en place la fonctionnalité ? » se résolvent plus facilement avec les axes stratégiques en tête. Encore faut-il que ces objectifs soient assimilables par tous, de la même manière. Pour cela, après les avoir décrits on leur associera des indicateurs de performance (KPI) que l’on pourra évaluer en fin de projet ou en cours de projet pour favoriser les arbitrages. A ce sujet, nous vous invitons à consulter notre article dédié à la définition des indicateurs de performance digitale.

idéeNous avons évoqué plus haut une « enquête utilisateurs à propos de l’existant ». Interroger les futurs utilisateurs est une bonne idée, à condition que la démarche soit cadrée. Laisser la critique s’exprimer, c’est bien. Se projeter de manière constructive, c’est mieux. Attention toutefois à accompagner la démarche par une bonne communication afin d’éviter l’incompréhension, la frustration ou la déception.

De même, pour traiter d’un sujet particulier, une bonne préparation s’impose pour un résultat constructif. Cette démarche s’inscrit dans le recueil du besoin qui agrège les objectifs fonctionnels, les retours utilisateurs et, le cas échéant, celui des partenaires, et enfin, l’historique. Le but est d’identifier les différents types de besoins, de les décrire et les classer. Cette étape peut mettre en évidence des requêtes incompatibles voire contradictoires. Par exemple, le département de développement produit souhaite une visibilité très contrôlée de ses travaux et celui de communication milite pour la transparence. Il convient alors d’arbitrer pour valider un besoin plutôt qu’un autre, ou trouver une solution de compromis qui satisfasse les deux.

Si le projet est important, le lotir est une bonne voie pour le rendre lisible et par la même gérable.

Ce type de difficulté peut se rencontrer plus loin dans la démarche, c'est-à-dire durant l’analyse des besoins exprimés. En entrant dans le détail avec la connaissance de l’entreprise et l’expérience de la conception fonctionnelle, les grands lots du projet se dessinent. Il devient possible de préciser le périmètre de données, le niveau de fonctionnalités et les résultats attendus pour le projet. Les premières données de tests en vue de la recette pourront alors être mises au point.

Sur la base de ces éléments, abordés d’un point de vue en hauteur, il est possible d’élaborer un macro-planning et de donner un ordre de grandeur de budget. Si l’un ou l’autre de ces aspects sort exagérément du cadre, il convient alors de remonter aux objectifs du projet. En effet, à ce stade il n’est pas possible de réaliser des ajustements importants en respectant les objectifs initiaux. Ajuster le planning ou l’ambition du projet, globalement ou sur certains aspects, sont les premières pistes à envisager.

bdC’est cette technicité qui peut amener le maître d’ouvrage à laisser au maître d’œuvre (MOE) le soin de présenter une recommandation technique, bien sûr, mais aussi fonctionnelle. Dans ce cas, l’appellation du document de référence est plutôt expression de besoin ou brief que cahier des chargesLes projets tournés vers l’extérieur comme un site vitrine ou une plateforme de e-commerce se prêtent bien à cette démarche. Dans ce cas, l’agence prendra soin de produire elle-même le cahier des charges qui devra être validé par le maître d’ouvrage avant de lancer les travaux. Pour les projets de nature métier, mieux vaut assumer ce travail en interne en tant que MOA.


Le cahier des charges s’applique à décrire chaque fonction des points de vue de l’utilisateur et celui des administrateurs fonctionnel et technique.

Dans les deux cas, après une présentation générale du contexte et des objectifs, le cahier des charges s’attachera à décrire les fonctionnalités attendues par module en précisant quoi, qui, comment et pour quel résultat. Par exemple, pour la saisie d’une fiche produit on listera les données à définir, sous la responsabilité de qui, éventuellement avec des règles de validation, à travers quelle type d’interface et en vue de quelles restitutions. Pour compléter le tableau, on ajoute les règles de gestion, les contraintes techniques et fonctionnelles, et enfin les formats. Le cas échéant, le document précisera l’attendu en termes de reprise de l’existant : le volume, la diversité, le format, la sensibilité, etc. En effet, cet aspect des projets est souvent sous-estimé alors qu’il s’agit d’un projet dans le projet.

Le cahier des charges ainsi rédigé sera considéré comme la référence à laquelle tous les autres travaux se rattacheront. Il est donc capital de s’assurer de son exhaustivité et de sa justesse. Pour y parvenir, on se tournera vers les différents acteurs et utilisateurs pour relecture et validation. L’intérêt est double. D’une part, la validité du document sera garantie. D’autre part, sans qu’elle soit assurée, l’adhésion des acteurs internes sera largement facilitée.

Document de référence par excellence, le cahier des charges constitue le squelette d’une consultation en vue de sélectionner une agence, un maître d’œuvre.

Le cahier des charges vous permettra alors de lancer les travaux dans les meilleures conditions possibles, que ce soit en interne avec l’équipe informatique ou en externe avec l’agence que vous aurez sélectionnée.

Faut-il un cahier des charges en méthode agile ?

Lorsque l’on souhaite travailler selon une méthode agile, la question de la constitution d’un cahier des charges se pose parfois. En effet, le but de l’agilité est double. D’une part, il s’agit de décomposer un projet en petits lots (sprints dans la terminologie agile), plus faciles à appréhender qu’un grand projet. D’autre part, on se laisse la possibilité d’ajuster le tir au fur et à mesure de l’avancement. En conséquence, on peut considérer comme vain le travail de description globale d’un projet vouée à évoluer dans le temps.

Même en méthode agile, le cahier des charges n’est pas une option. En revanche, il se constitue en plusieurs étapes.

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Au moins deux facteurs viennent inscrire en faux cette idée. Même découpé en petits lots, un projet s’inscrit dans une stratégie générale voire globale dont il faut que tous les acteurs soient conscients. Ainsi, la définition des objectifs généraux et particuliers pour le projet, base du cahier des charges, doit être réalisée. En second lieu, à moins de disposer d’un planning et d’un budget totalement ouverts, il est nécessaire cadrer le projet dans son ensemble et c’est le rôle du cahier des charges.

Découvrez comment gérer un projet en agilité avec un engagement au forfait.

En revanche, à la lumière de ce dernier point, on mesure que le cahier des charges reste à un niveau élevé, nécessaire pour la gouvernance du projet. Le détail des fonctionnalités, lui, sera reporté dans le cahier des charges de chaque lot. Eh oui, il sera tout même nécessaire d’en rédiger un. Certes il sera plus léger. Il s’appuiera sur les bases posées dans les lots (sprints) précédents. Mais surtout, il permettra de gérer dans de bonnes conditions les recettes et les études d’impacts lors de demandes d’évolutions ou d’adaptation.

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Consulter des agences avec un cahier des charges

Vous avez bien travaillé avec vos équipes, en impliquant toutes les parties prenantes du projet, votre cahier des charges est prêt CHOISIRet validé. Il n’y a plus qu’à le faire. Si c’est l’équipe informatique interne ou un partenaire présélectionné, il n’y a pas de question à se poser. Dans le cas contraire, il convient de lancer une consultation pour sélectionner une agence, un maître d’œuvre.

Interroger quelles agences ?

Il y a plusieurs étapes pour parvenir à sélectionner LA bonne agence pour votre projet. Tout d’abord, il vous faut sélectionner une collection d’agences susceptibles de répondre à votre consultation. Un certain nombre se sont déjà fait connaitre auprès de vous ou de vos collaborateurs, leur motivation est évidente. Faites le tour de votre réseau pour ajouter celles que vos contacts peuvent vous recommander. Une recherche sur internet avec des mots clés de votre métier complétés du terme « Agence » et d’un autre du projet comme « web » devrait vous donner des candidats supplémentaires.

Enfin, ajoutez une ou deux sociétés importantes que vous connaissez forcément de nom. Faites-vous aider par votre AMOA si vous en avez une (ou consultez-nous pour une prestation de conseil ! Si vous n’y arrivez pas, peut-être pouvez-vous interroger une société de services spécialisée comme VT Scan ou une plateforme de gestion d’appel d’offres comme marcheonline.com.

Dossier de consultation                                                        

Réussir une consultation n’est malheureusement pas garanti. La qualité du cahier des charges y est pour beaucoup, mais il n’est pas suffisant à lui seul pour cadrer les conditions de la consultation. Vous devez lui adjoindre un certain nombre d’éléments. Une présentation générale de l’entreprise et des services concernés permet de situer le projet. La présentation du projet et de son mode de gestion par l’entreprise permet aux candidats de mesurer l’ampleur des interactions avec vous durant le projet. Vous devez absolument préciser ce que vous attendez dans les réponses, mémoire technique, engagement de planning, détail de budget, etc... A l’idéal, les candidats peuvent adopter votre sommaire de réponse ce qui facilitera d’autant le dépouillement. Bien sûr, vous devez préciser les modalités de la consultation, son calendrier, ses contraintes et surtout les critères de sélection. Plus vous serez précis sur ces points plus les réponses seront comparables. Enfin, si vous ouvrez la porte à une recommandation, précisez en bien le périmètre. 

Dépouiller les offres et choisir votre agence

je vous veuxLe dépouillement est une opération fastidieuse et importante. Vous avez préparé des grilles d’évaluation que vous avez établies en fonction des critères de sélection que vous avez choisis.

La première étape consiste en une lecture rapide permettant de se familiariser avec les offres et surtout de repérer – et éliminer – celles manifestement à côté de la demande. Ce premier passage permet d’ajuster les grilles d’évaluation en fonction de la réalité des offres.

L’étape suivante consiste en une lecture précise des offres afin de compléter les grilles d’évaluation et de produire une note de synthèse pour chaque offre afin de faciliter la lecture pour le décideur. Cette lecture peut être opérée à plusieurs qui confronteront leurs points de vue pour produire un rapport de synthèse.

A l’issue de ce travail, quelques offres – à l’idéal deux ou trois – doivent sortir du lot et peuvent constituer une liste restreinte. Il est capital de rencontrer les entreprises sélectionnées dans cette liste dans le cadre d’une soutenance. Les personnes, leur engagement, leur enthousiasme, leur professionnalisme, leur empathie dans le cadre projet, ne se reconnaissent qu’en les rencontrant. Cette performance permettra d’ajuster vos évaluations et finalement de choisir votre agence.

 

 

 

 

 

 

 

 

Publié par Adimeo
CEO Adimeo
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