La reprise d'un existant dans un projet de refonte de site web est une étape particulièrement critique et délicate. C'est souvent un facteur de retard et de crispations. Découvrez dans cet article comment anticiper les difficultés et mener à bien un projet de reprise des contenus.

Quelle est votre stratégie de refonte de site web ? 

reprise-contenu-site-web.jpgAvant d'entamer la reprise d'un existant, il est indispensable de définir votre stratégie de reprise des contenus. Cette stratégie passe par l'identification de l'état de votre projet : 

  • S'agit-il d'une "simple" refonte technique ? Dans laquelle l'existant, la structure éditoriale, les contenus en eux-même doivent être conservés tels quels ? 
  • S'agit-il d'une refonte globale, dans laquelle vous définissez une nouvelle stratégie digitale ? Avec une nouvelle arborescence, de nouveaux types de contenu, de nouvelles fonctionnalités, de nouveaux gabarits ? 

Dans un certain nombre de projets menés par Adimeo, nos clients souhaitent minimiser la charge liée à la reprise de l'existant, en adoptant au maximum une logique de "copier-coller". Cette approche est à déconseiller. Au fur et à mesure de l'avancée du projet, les incohérences de l'existant se révèlent toujours plus nombreuses, et une refonte éditoriale complète est indispensable.

Il faut retenir que la refonte d'un site Web, qui serait motivée par autre chose que sa simple obsolescence technique passe impérativement par une remise à plat du dispositif éditorial, et qu'il est donc vital d'anticiper et prévoir la charge associée à ce projet complexe.

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Les 10 points de vigilance

Voici une petite liste des éléments à surveiller dans le projet de refonte avec reprise d'un existant : 

  1. Intégrer bien en amont du projet la définition de la stratégie éditoriale : celle-ci est le préalable indispensable de tout projet Web. Ne partez pas bille en tête dans la définition des gabarits et des fonctionnalités. Identifiez au préalable vos utilisateurs (via les personas), votre arborescence (via des tris de carte), les scénarios d'utilisation du futur site (via la cartographie de l'expérience). Retrouvez dans notre guide sur les projets Web les grandes méthodes UX pour réussir votre projet Web.
  2. Identifiez exhaustivement : reprise-existant-web.jpg
    • les contenus qui doivent faire l'objet d'une reprise automatique : les fichiers en téléchargement, les données métier, les contenus pérennes, ...
    • Les contenus qui doivent faire l'objet d'un rafraîchissment éditorial (pour en savoir plus sur les standards actuels de l'écriture Web, venez assister au webinar dédié aux bonnes pratiques de l'écriture Web).
    • Les contenus qui doivent être supprimés : procédez alors directement à leur suppression, avant même que la refonte soit en ligne, cela améliorera votre bascule en termes de référencement.
    • Les contenus qui doivent être intégralement réécrits.
  3. Préparez les grilles de correspondance : 
    • Pour le nouveau positionnement des contenus dans la nouvelle arborescence : une refonte est toujours l'occasion de remettre à plat l'architecture éditoriale d'un site et de répondre de manière plus efficace aux besoins des utilisateurs. Vous devez donc précisément identifier le positionnement futur des contenus que vous conservez.reprise-contenu.jpg
    • Pour les modifications de structure des gabarits : dans un CMS un contenu est caractérisé par des attributs : titre, date, chapô, descriptif, visuel (...). Dans une refonte, la structure des gabarits évolue, se simplifie ou se complexifie. Les attributs ne sont plus les mêmes. Il est donc nécessaire d'identifier, dans le cadre d'une reprise automatique d'un existant, la correspondance entre les champs nouveaux et les champs anciens.Vous pouvez téléchargez quelques modèles de fichiers Excel de correspondance dans notre kit de modèles de document pour projet Web.
  4. Sensibilisez vos futurs contributeurs aux bonnes pratiques de l'écriture Web. La refonte d'un projet Web est l'occasion de redéfinir les processus de contribution éditoriale. Profitez-en pour sensibiliser vos futurs contributeurs aux bonnes pratiques éditoriales ! Exemple ici d'une formation aux bonnes pratiques éditoriales. 
  5. Evaluez correctement la charge liée à la reprise : un projet de refonte Web est souvent un mélange entre une reprise automatique, un rafraîchissement de l'existant et une réécriture complète. Or, l'une des principales cause de retard des mises en ligne est directement lié à la sous-estimation de l'étape de reprise de l'existant. Il est donc vital d'identifier exhaustivement le périmètre de chaque type de reprise et de prévoir d'y consacrer le temps nécessaire. A titre d'exemple, pour la simple saisie dans un CMS d'un contenu de complexité moyenne (ex : un article, avec des contenus en relation et 2-3 visuels), comptez 30 minutes. Si vous avez prévu de réécrire intégralement un article, prévoyez 3-4 heures. Une telle charge comprend l'écriture en elle-même de l'article, sa saisie dans le CMS, la mise en page, le choix des visuels et autres éléments médias et leur éventuelle adaptation graphique.
  6. Définissez le "qui fait quoi ?". Si vous êtes plus de 3 participants à la reprise de l'existant, un peu d'organisation est indispensable. Dans le même fichier qui liste tous les contenus à reprendre, identifiez le contributeur et le validateur. Cela permet à chacun de prendre ses responsabilités. Ce même fichier est également un bon outil d'avancement pour organiser des réunions éditoriales de suivi de la reprise de l'existant.
  7. Découpez la phase de reprise en plusieurs étapes : Souvent, l'outil de contribution est mis à disposition quelques semaines avant la mise en ligne prévue. Entre cette date et la date effective de mise en ligne, vous aurez quantité d'autres tâches à mener (entre autres la recette...). Aussi, démarrez la réécriture des contenus bien en amont ; dans l'idéal, dès que les développeurs commençent la refonte technique. Prévoyez ensuite les étapes de relecture, de choix et d'harmonisation des visuels. Utilisez les étapes de recette pour démarrer la saisie des contenus et vérifier ainsi en conditions réelles le bon fonctionnement des outils. Enfin, prévoyez une phase ultime de relecture et d'ajustement.digital-projet-reprise-contenu.jpg
  8. Pour démarrer la reprise en dehors du CMS, utilisez des modèles de documents structurés comme dans le CMS et qui identifient exhaustivement tous les champs de contribution prévus et les contraintes associées.
  9. Dans le cas d'une reprise automatique, prévoyez un délai suffisant pour réaliser plusieurs itérations de reprise et contrôler l'exhaustivité de la reprise. En effet, la reprise automatique d'un existant doit se faire de manière incrémentale, en corrigeant successivement toutes les erreurs de reprise, ce qui nécessite de renouveller les opérations de reprise autant de fois que des erreurs seront constatées.
  10. Enfin, prévoyez une marge dans votre planning : s'il y a bien un domaine dans lequel l'aléa et l'incertitude est importante, c'est bien dans la charge de reprise d'un existant. Si vous voulez tenir vos délais, prévoyez un peu de contingence pour reprendre les contenus non prévus, réaliser des itérations supplémentaires de reprise automatique et permettre une relecture attentive des nouveaux contenus produits.
Publié par Adimeo
CEO Adimeo
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