L'intranet n'est pas à proprement parler un sujet novateur, puisqu'il constitue depuis longtemps déjà un passage quasi obligé pour de nombreuses entreprises. Mais il reste l'une des solutions les plus adoptées et les plus utilisées, ce qui laisse à penser qu'il a évolué suffisamment et pertinemment pour s'adapter aux nouveaux usages dans un contexte de transition numérique.

Toutefois, comme souvent lorsqu'une solution semble incontournable voire familière (trop ?), il est bon de s'y intéresser avec un œil neuf, pour : soit envisager une refonte de cet outil dans les meilleures conditions, soit s'en équiper et/ou le mettre en balance avec d'autres solutions approchantes.

C'est pourquoi nous débutons aujourd'hui une série d'articles consacrés à ce sujet. Nous allons donner d'entrée quelques points de repère qui faciliteront vos réflexions, et nous pourrons par la suite développer certains de ces points dans d'autres articles pour vous permettre d'étayer vos choix futurs.

Quelle solution pour quel projet web ?

De quoi parle-t-on ? Intranet ou RSE ou Intranet collaboratif ?

Posons d'entrée l'une des questions fondamentales : qu'est-ce qui caractérise un Intranet ? Et pour aller plus loin, quelle différence y a-t-il avec un RSE, le Réseau Social d'Entreprise ? Ou quelle est la différence avec un Intranet collaboratif ?

Il faut d'abord se poser une question simple : quel sera mon objectif et mon usage de l'outil ?

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S'il s'agit de mettre en place un référentiel d'autorité, c'est l'Intranet qui s'impose : L’Intranet est alors piloté par le département RH ou de communication interne pour diffuser une information . Si l'on veut au contraire mettre en place un outil de travail collaboratif, où les salariés peuvent commenter, donner une opinion, partager des contenus, c’est un Intranet collaboratif qui est utilisé. Et, dès lors que l’on veut donner la main de pilotage à l’ensemble des collaborateurs, on parle alors de RSE (Réseau social d’entreprise), où les flux de communication et de participation sont multi-directionnels.

L'Intranet est un référentiel d'autorité, en ce sens où il constitue pour les collaborateurs une plateforme commune où l'on trouvera, par exemple : un organigramme détaillé, un référentiel sur les applications métiers, éventuellement une gestion documentaire centralisée... Il s'agit donc d'abord, non pas d'un outil collaboratif, mais d'un outil de travail au quotidien qui peut servir de pivot à de nombreuses entreprises. 

L'Intranet, une solution figée ? Loin de là.

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L’Intranet traditionnel a donc largement évolué dans une dimension collaborative, pour faciliter l’interaction avec les collaborateurs. L’enjeu de l’Intranet collaboratif est de mobiliser l’ensemble des collaborateurs dans la contribution, le partage et le travail collaboratif. Cette mobilisation n’est rendue possible que par l’intérêt réel que trouvent les utilisateurs à utiliser les fonctions dématérialisées de contribution, partage de l’Intranet, qui doivent alors répondre à des besoins du terrain.

C’est avec l’émergence de l’Intranet collaboratif qu’est né le besoin de confronter l’usage des outils proposés aux attentes des collaborateurs. Un Intranet collaboratif doit donc se penser comme un objet vivant qui doit évoluer en permanence, en réaction aux besoins et demandes de ses utilisateurs. 

Le RSE, intégré ou outil indépendant ?

Si la dimension collaborative irrigue maintenant profondément l'Intranet, on est naturellement amené à s'interroger de nouveau sur son interaction avec le RSE. Ce dernier doit-il constituer un outil à part, ou se trouve-t-il de fait plus ou moins intégré dans un Intranet nouvelle génération ?

Pour réussir son projet Intranet, il faut être capable de cerner le besoin fondamental auquel il doit répondre. S'il s'agit de mettre en réseau les compétences, favoriser la productivité collective, gérer les connaissances (…), la "brique" RSE doit être intégrée dès la conception du projet. Trop souvent encore, la dimension RSE est considérée comme un ajout plus ou moins "exotique", comme une verrue qui viendrait s'ajouter à l'Intranet initial et qui est parfois imposée ou pilotée par une cellule innovation de l'entreprise. Cette brique peut donc surcharger des outils déjà en place, et aboutir à un usage restreint du fait d'une mauvaise connexion avec l'existant.

Les entreprises choisissent encore très souvent de s'équiper avec des solutions RSE externes, telles que Workplace, ou Sharepoint qui est équipé de fonctionnalités RSE, ou d'autres CMS qui disposent de fonctionnalités collaboratives. Mais souvent cette conception "exogène", avec ajout d'une solution externe, ne donne pas de bons résultats. Il est préférable de partir d'une étude des usages et des pratiques pour aboutir à une solution intégrée et plus fluide, capable de répondre aux réels enjeux de l'entreprise.

Chez Adimeo, nous intervenons dès l'expression du besoin, donc très tôt dans la mise en place d'un projet Intranet, jusqu'à la définition structurelle du projet. Les objectifs des Intranet peuvent être très différents. Il pourra s'agir d'Intranet Corporate, ou encore d'un Intranet ayant une vocation plus axée sur la gestion documentaire, ou encore d'une solution offrant une porte d'entrée pour toutes les applications métier. Et il restera possible bien entendu d'adjoindre des fonctionnalités communautaires.

Quels objectifs pour un Intranet ?

Une fois posées ces bases définissant l'Intranet et le RSE, ainsi que leurs éventuelles interactions, reste à définir les objectifs qui vont structurer un tel projet. Pour un Intranet, son enjeu principal est la fédération interne, l'affirmation d'une appartenance commune. Trop d'entreprises fonctionnent encore par silos, qui ont compartimenté les différents services ou secteurs, et il est nécessaire de mettre en place un outil commun qui peut être puissamment fédérateur. Cette fédération passe par une communication d’entreprise partagée, par l’accès partagé aux processus métier.

Le deuxième objectif sera sans doute tout aussi évident, mais important : faciliter la vie des collaborateurs. Grâce à un Intranet bien conçu, il ne devrait plus être compliqué de trouver une personne dans l'entreprise, ni de déposer un projet, ni d'accéder à une application... On parle ici de gestion des connaissances, de mise en réseau : On doit pouvoir réaliser toutes les tâches récurrentes quotidiennes, centralisées et accessibles par une seule porte d'entrée.

Le troisième objectif est aussi de donner au collaborateur les moyens et les outils de travail dont il a besoin : il s’agit d’améliorer la productivité collective et individuelle.

Nouveau call-to-action

Au final, l'Intranet est-il un bon outil de communication interne ?

Même s'il n'est pas à proprement parler un outil de communication en tant que tel, l'Intranet participe de fait beaucoup à mettre en place et entretenir une bonne communication et collaboration au sein de l'entreprise. Il agit sur deux plans simultanément : le référentiel d'autorité dont il était question précédemment, qui va transmettre les informations voulues par la hiérarchie et leur permettre d'irriguer toute l'entreprise, et la collaboration entre collaborateurs, qui peut passer par l'adjonction d'un outil dédié du type RSE dont il était question plus haut.

Pour conclure cette première approche de l'Intranet, que nous développerons plus avant dans une série d'articles consacrés à ce sujet, il faut donc se souvenir que si l'Intranet participe et renforce la communication, il n’a pas que vocation à assurer une communication descendante mais doit servir d’outil de travail quotidien facilitant les interactions et la gestion des connaissances.

L'Intranet doit être considéré comme une solution beaucoup plus structurante, qui doit donc faire l'objet de toute votre attention lors de sa refonte ou de sa mise en place.

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Publié par Adimeo
CEO Adimeo
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