Vous êtes décidé à déployer un Intranet pour votre entreprise, ou vous souhaitez remanier une solution qui est déjà installée ? C'est une bonne résolution, mais vous vous posez sans doute beaucoup de questions. Parmi celles-ci, l'une des principales est liée aux fonctionnalités d'un Intranet. Il s'agit en effet d'une solution structurante, qui peut prendre des formes diverses, qui peut proposer de multiples fonctions, au point de devenir parfois touffue ou pléthorique.

Quelle stratégie pour la refonte de votre intranet ? Nous allons donc faire un point sur les fonctionnalités qui peuvent être intégrées à votre Intranet, et tenter de mettre en avant celles qui sont indispensables ou qui peuvent au contraire être considérées comme accessoires. 

4 champs d'utilisation privilégiés

Pour comprendre le contexte et partir sur de bonnes bases, nous vous invitons à relire notre article précédent, concernant l'Intranet (lien vers le premier article). Nous y avons défini notamment 5 champs d'utilisation privilégiés pour l'Intranet : la productivité, la communication et la diffusion d'informations, la gestion des connaissances, et les besoins métier.

De façon transverse, on pourra aussi ajouter la gestion du backoffice et de l'Intranet RSE.
Au sein de chacun de ces 4 ou 5 domaines, l'Intranet peut proposer un certain nombre de fonctions plus précises, que nous allons tenter de détailler.

Améliorer la productivité       

photo-1531816466008-90e3a4b01450C'est un champ d'application important pour l'Intranet, puisqu'il sera mis en avant pour souligner l'intérêt financier d'une telle solution pour l'entreprise. Il est donc apprécié par les directions générales et les DAF.

 Parmi les fonctionnalités liées à la productivité, on trouvera par exemple tout ce qui permet de connecter les outils existants à l'Intranet. C'est le cas notamment des agendas ou des calendriers, qui doivent pouvoir être consultés par tous, donc être interfacés avec l'Intranet si possible. Cela permet ainsi de mieux gérer les alertes et notifications, par exemple. Par ailleurs, ce genre d'interface, si elle est correctement réalisée va accélérer la diffusion et l'acceptation de l'Intranet auprès des utilisateurs, en leur évitant de ressaisir des informations déjà existantes. On élimine un éventuel obstacle important au changement.


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Autres fonctionnalités liées à la productivité : tout ce qui va simplifier la vie des utilisateurs. C'est le cas des outils permettant de rechercher une personne dans l'entreprise, avec par exemple l'accès aux organigrammes, la recherche dans l'annuaire, un trombinoscope, l'accès à un référentiel de compétences.

On peut citer aussi les outils de "Tchat", qui sont importants et doivent être très fortement intégrés, de façon à ce que, si l'on envoie des documents par tchat, ces documents soient enregistrés dans le référentiel documentaire.

Enfin, en ce qui concerne l'Intranet et la productivité, il faut aussi veiller à ce que la mobilité soit préservée, pour ne pas se couper des salariés qui évoluent souvent à l'extérieur de l'entreprise, comme les commerciaux. Il est donc essentiel que l’Intranet soit à minima Responsive Web Design, voire qu’il s’oriente vers des PWA (Progressiv Web Application).

  

Diffusion et circulation d'informations

Second champ d'application de l'Intranet, l'information et la communication, qui sont deux domaines essentiels pour une entreprise. L'intranet doit être un outil de publication et diffusion de « posts » et d’articles dans une logique de "push" : ne pas seulement attendre qu'un utilisateur soit connecté, mais lui transmettre ces messages sur son téléphone portable par exemple ou via des fils d’information. Dans cette même logique, l'Intranet doit permettre de s'abonner à des thématiques d'information. Il peut aussi proposer un mur de news sur le modèle de Facebook, où l'on peut s'abonner à des groupes. Cette logique informationnelle doit être organisée, structurée, autour d’une arborescence, de groupes, de rôles ; l’Intranet doit donc proposer différents outils de structuration des contenus : gabarits, types de contenu, taxonomies, catégories, groupes éditoriaux, ...

En complément, l'Intranet peut aussi sortir du cadre strictement professionnel, en proposant des petites annonces, des  forums, des adresses locales, ou la création de sondages. Cette dimension "informative" et parfois informelle est importante, car elle va permettre à chacun de s'approprier cet outil, et de participer à la production du contenu.

L’identification des leaders de pratique, au sein de l’organisation est alors essentielle pour favoriser son utilisation et son ancrage dans les pratiques quotidiennes des collaborateurs. Ces leaders de pratiques ont un rôle d’évangélisation et favorisent l’adoption des usages collaboratifs pour tous les collaborateurs.

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La gestion des connaissances

Il s'agit là d'un autre domaine essentiel de l'Intranet, crucial pour l'entreprise. On peut aussi définir ces fonctions comme de la GED (Gestion Electronique de Documents), ou du Knowledge Management. Il s'agit de créer un référentiel documentaire centralisé, auquel chacun peut avoir accès avec des droits d’accès spécifiques, garantissant la confidentialité, l’intégrité et l’authenticité des contenus et documents partagés.

L'Intranet doit idéalement proposer des fonctionnalités évoluées en la matière : gérer les versions, annoter les documents, les évaluer et pourquoi pas les noter... Mais la fonction la plus centrale, dans ce domaine, c'est le moteur de recherche, qui va permettre de retrouver le ou les documents pertinents recherchés. Ce moteur de recherche doit intégrer de nombreux outils d’aide à la recherche. 

Nouvel appel à l'action

De nombreuses technologies existent, présentées dans l'article : Quel moteur de recherche interne pour son site Internet ?

 Enfin, l’Intranet est également un excellent outil pour favoriser et faciliter l’arrivée de nouveaux collaborateurs (démarche appelée désormais onboarding). L’Intranet doit faciliter la prise de connaissance des procédures, démarches, outils, référentiels (...) et accompagne le nouvel arrivant dans la prise en main progressive de ses fonctions.

Les besoins métiers

Les fonctionnalités de l'Intranet liées aux besoins métiers sont extrêmement variées et diverses. Il est donc difficile de les lister précisément. Mais on peut citer un certain nombre d'exemples significatifs tels que le social CRM, les fonctionnalités RH (la fiche paie, le calcul des indemnités kilométriques...), le support informatique, ...

pexels-photo-356043L’un des moyens d’adoption les plus efficaces de l’Intranet est de faire de cet outil la porte d'entrée vers toutes les applications métier de l'entreprise. Selon le poste occupé et les droits d'accès qui y sont liés, l’utilisateur a accès à un panel d'applications spécifique et personnalisé, par l'intermédiaire de l'Intranet.

Il est ainsi essentiel que l'Intranet soit lié à une authentification centralisée de type SSO (Single Sign On), qui va permettre de renseigner ses identifiants une seule fois, sans avoir à les ressaisir à chaque changement d'outil.

 

 

Le backoffice

C'est un champ d'application transverse et non visible de la majorité des utilisateurs, mais dont l’efficacité et l’étendue facilite la réactivité et l’adaptation de l’Intranet. Ce back-office doit permettre de gérer les utilisateurs, les droits, les ouvertures d’espaces, les workflows, les formulaires, les catégories, l’architecture des contenus, l’activation/désactivation de modules et fonctionnalité, ...

Pour conclure

Nous avons ici tenté de lister les principales fonctionnalités d'un Intranet. Mais il faut bien comprendre que toutes ces possibilités ne sont pas forcément intégrées, ni d'ailleurs souhaitables, dans tous les Intranet. Il faudra prendre le temps de la réflexion, de la discussion à l'échelle de l'entreprise, pour définir précisément les fonctionnalités pertinentes et techniquement intégrables dans l'Intranet de votre entreprise. La vitesse et la démarche de mise en oeuvre et d’intégration par tous les collaborateurs est également le challenge à relever. Nous vous proposons de traiter cette question dans le prochain article...     

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Publié par Adimeo
CEO Adimeo
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